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太原学院仪器设备采购管理办法
发布时间:2014/9/1 作者:admin 阅读:923次 【字体:
太原学院仪器设备采购管理办法
第一章 总则
第一条 为了加强学院对仪器设备采购工作的管理,规范采购程序和行为,提高资金的使用效益,切实推进学院教学、科研等各项事业的发展,促进廉政建设,依照国家相关的法律法规并结合学院实际情况,特制定本办法。
第二条 本办法中所称仪器设备包含仪器、设备、家具、实验药品、办公用品、劳保用品、应用软件等。
第三条 本办法适用于所有系、部、中心等单位和部门(以下称用户)使用各类经费申请购置仪器设备。
第四条 本办法中所涉及的金额,为单价或批量仪器设备的人民币金额(其他币种金额应换算成人民币金额)。
第五条 学院仪器设备采购工作必须严格执行各级法律法规,遵循公开透明、公平竞争、公正和诚实信用的原则。任何单位和个人,不得以任何理由与方式干扰学院仪器设备采购工作的正常进行。
第六条 在学院仪器设备采购工作中,采购人员及相关人员与供应商有利益关系者必须回避。采购工作及其当事人应当接受监察部门依法实施的监督。
第二章 组织机构
第七条 学院成立由分管仪器设备的院领导任组长,设备处、实验中心、财务处、审计处、监察室、教务处、科技处等部门负责人组成的仪器设备采购工作领导小组(以下简称领导小组)。领导小组负责组织开展学院仪器设备采购的管理和监督工作。采购工作中的重要事项,必须经领导小组集体讨论决定,重大事项应由领导小组报经学院院长办公会或党委常委会审议决定。
第八条 各系部须成立由分管负责人任组长的二级仪器设备采购领导小组(以下简称二级领导小组),负责组织开展本部门仪器设备采购的管理和监督工作。
第三章 采购方式
第九条 根据国家法规和地方政府有关规定,凡列入《政府采购目录》或金额较大的仪器设备统一上报市财政局实行政府采购;未列入《政府采购目录》或经政府采购主管部门同意由学院自行采购的批量仪器设备,应通过招标方式采购。
第十条 学院仪器设备采购方式主要包括:公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购等。
公开招标,是指用户以招标公告的方式邀请不特定的供应商投标。
邀请招标,是指用户以投标邀请书的方式邀请特定的供应商投标。
竞争性谈判,是指用户与几家供应商就采购事宜进行谈判报价的采购方式。
询价,是指用户请几家供应商一次性报价的采购方式。
单一来源采购,是指用户向单一供应商直接购买的采购方式。
公开招标应作为学院仪器设备采购的主要方式。
第十六条 采用竞争性谈判方式采购的,应当遵循下列程序:
(一)成立谈判小组。谈判小组由用户负责人、项目负责人、承办人员等3人以上组成。
(二)制定谈判方案。谈判方案包括谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。
(三)确定邀请参加谈判的供应商名单。谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于二家的供应商参加谈判,并向其提供谈判文件。
(四)谈判。谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判。在谈判中,谈判小组成员不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。采购内容有实质性变动的,谈判小组应当通知所有参加谈判的供应商。
(五)确定成交供应商。谈判结束后,谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价,谈判小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商,并将结果通知所有供应商。
第十一条 采取询价方式采购的,应当遵循下列程序:
(一)成立询价小组。询价小组由用户负责人、项目负责人、承办人员等3人以上组成。询价小组负责对采购项目的价格构成和评定成交的标准等事项做出规定。
(二)确定被询价的供应商名单。询价小组根据采购需求,从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于二家的供应商,并向其发出询价通知书让其报价。
(三)询价。询价小组要求被询价的供应商按要求一次报出不得更改的价格。
(四)确定成交供应商。用户根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商,并将结果通知所有供应商。
第十二条 特定情况,只能从单一来源供应商处采购的项目,用户应成立由用户负责人、项目负责人、承办人员等3人以上组成的采购小组,采购小组与供应商遵循本办法规定的原则,在保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上进行采购。
   第四章 采购程序
第十三条 申报。各系部等仪器设备使用部门将拟定的采购方案报学院主管部门(教学设备报实验中心或教务处,其他设备报设备处)。用户应按项目要求或实际需要提出仪器设备采购的书面申请,申请中须载明购置仪器设备的名称、目的、用途、要求等内容。单价在5万元以上的大型精密仪器设备(含软件)要提供经专家论证的仪器设备采购可行性论证报告,报告要包含以下内容:
  1.仪器对本院、本地区工作任务的必要性及工作量预测分析(属于更新的仪器设备要提供原仪器设备发挥效益的情况);
2.所购仪器设备的先进性和适用性,包括仪器设备适用学科范围,所选品牌、档次、规格、性能、价格及技术指标的合理性;
3.欲购仪器设备附件、零配件、软件配套情况;
5.仪器设备工作人员的配备情况;
6.安装场地、使用环境及各项辅助设施的安全、完备程度;
7.校内外共用方案;
8.效益预测及风险分析。
第十四条 汇总。实验中心(或教务处)组织仪器设备申报部门和共享部门共同对采购方案进行修订完善,并将全部教学仪器设备汇总后报设备处。
   第十五条 上传。设备处按照院财务处的要求,将全院仪器设备汇总、分类,通过专用系统上传到市财政局,并打印出纸质报表,经分管设备副院长审核签字,加盖学院公章后报财务处。
    第十六条 审批。财务处将加盖学院公章的纸质报表送市财政局,负责与市财政局相关部门和分管局长协调,办理审批等手续,并将审批结果告知设备处。
    第十七条 招标。设备处在设备采购领导小组组长的协调下,组织实验中心、仪器设备使用部门,依据有关规定落实市财政局批准的采购方案,主要是配合市政府采购中心实施集中采购的招标方案。
    第十八条 签协议。市政府采购中心组织招标完成后,设备处、实验中心、仪器设备使用部门共同审核协议(并在学院留存的一份协议上签字),设备采购领导小组组长作为法人的全权代理人现场在协议上签字。
    第十九条 实施。设备处依据协议,督促中标商家按时供货。
第二十条 所有仪器设备的购置,必须按规定程序办理。
第四章  仪器设备的验收与付款
第二十一条 仪器设备的验收,均在设备采购领导小组组长的领导下,由设备处、财务处、实验中心、使用单位共同参与完成(依据设备的用途,必要时教务处、科技处及其他相关部门也参加),院监察室对验收过程进行监督。
第二十二条 教学仪器设备的验收,由实验中心牵头负责,其他仪器设备的验收,由设备处牵头负责。
第二十三条 用户应在仪器设备到货前准备好安装运行条件,包括房屋、水电等。
第二十四条 仪器设备的技术指标验收,主要由各使用单位技术负责人、使用者和保管人共同负责,使用单位要严格按照合同规定及产品的技术参数,逐项验收其功能,并考察其运行的稳定性、可靠性。
第二十五条 仪器设备的数量、外观、规格型号等常规性验收,主要由其他参与部门协助使用单位进行。5万元以上的大型精密仪器设备,必要时可由使用单位聘请有关专家参与验收。
第二十六条  进口设备必须在索赔期内完成验收工作,国产设备也应在合同规定的验收期内完成验收工作。使用单位因故不能验收的,应及时报告设备处。
    第二十七条  自行安装的仪器设备,必须严格按使用说明书的要求安装、调试;厂方负责安装的,应在合同规定的期限内由厂方派人到校安装、调试和验收。
    第二十八条 在验收过程中,如发现有破损、短缺、质量或技术指标达不到采购约定或合同要求的,使用单位应做好记录,及时报告设备处,邀请供货商共同到场,依照约定、合同在有效期内向供货商提出交涉,办理退、换、补、赔等手续。
第二十九条 调发、赠送或自制的仪器设备,也需要按规定手续办理验收、作价和建账工作。
第三十条 验收完成后,设备处将有分管设备副院长审核签字的验收报告交财务处,财务处依据有关规定为供应商办理付款手续。
第三十一条 验收工作完成后要形成完整的档案。纳入招标程序的采购,相关材料应由设备处统一进行分类管理、归档。用户自行采购的,要保存好相关采购活动记录、验收报告等采购文件。
第五章 仪器设备的账务管理
第三十二条  仪器设备验收合格后,必须在两周内办理仪器设备入账和报销手续(凭验收报告或验收单)。
    第三十三条 学校仪器设备,无论是使用何种经费,来自何种渠道,都必须纳入学校的仪器设备管理范围。
    第三十四条 设备处对每件设备统一编号,并进行计算机管理。部门的设备管理人员应及时将编号标签粘贴到该设备的明显位置,以便清查核对。
    第三十五条 设备处建立全校仪器设备总账、分户帐、分类账,各系(部)建立仪器设备分户帐,各实验室建立仪器设备明细账及设备卡片。
    第三十六条 各部门设备管理人员必须定期对单位的仪器设备帐、物进行核查,以保证物、账、卡相符合。设备处两年进行一次仪器设备清查核对工作。
第五章 违规处理
第三十七条 出现下列行为的校内相关单位或个人,经领导小组责任认定,视违规情节轻重报请学院进行相关处理。
(一)将必须招标的项目化整为零或者以其他任何方式规避招标的;
(二)泄露应当保密的与采购工作有关的情况和资料,或者与供应商串通损害学院或者其他人合法权益的;
(三)以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇的;
(四)收受供应商的财物或者其他好处的;
(五)违反学院规定的其他相关情况。
第三十八条 出现提供虚假材料、采取不正当手段诋毁或排挤其他供应商等行为的供应商,经领导小组认定,三年内不得参与学院仪器设备采购项目。
第三十九条 在采购过程中,涉嫌违法犯罪的,移送司法机关处理。
第六章 附则
第四十条 本办法自颁布之日起执行,由校仪器设备采购工作领导小组负责解释。
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